Come mandare i dati a INI-PEC

1. Organizzazione dei dati

Come stabilito nell'articolo 4 del decreto attuativo del 19 marzo 2013, INI-PEC è composto da due sezioni: quella dei Professionisti e quella delle Imprese.
La sezione dei Professionisti, in particolare, viene costruita a partire dagli indirizzi di PEC detenuti dalle migliaia di Ordini e Collegi professionali che svolgono la propria attività sul territorio italiano.
Per ottemperare agli obblighi stabiliti dal decreto attuativo del 19 marzo, ogni Ordine e Collegio operante sul territorio italiano deve quindi comunicare all'INI-PEC gli indirizzi PEC in proprio possesso secondo precise modalità.

Come preparare il file
Ai fini del primo caricamento, ad ogni Ordine o Collegio è richiesto di preparare un file con i dati da comunicare. Il file di caricamento deve rispettare le seguenti caratteristiche:

  • Il file ( contenente tutti i dati trasmessi dall' Ordine/Collegio) è di tipo formato testo formato (estensione) .csv
  • Ogni riga del file è relativa ad una singola posizione e quindi, deve contenere i dati riguardanti un singolo indirizzo PEC
  • Il carattere punto e virgola (;) deve essere utilizzato come separatore tra i campi
  • I separatori vanno riportati anche nel caso di presenza di campi vuoti
  • I campi previsti per ogni riga, nell'ordine, sono i seguenti:
    Indirizzo PEC
    Nome
    Cognome
    Numero Iscrizione (all'Ordine o Collegio)
    Codice Fiscale
    Stato

Ai fini dell'aggiornamento della banca dati lo Stato, relativo a ciascuna posizione, può assumere i seguenti valori (riferimento all'Art.4 comma 5 del Decreto del 19 Marzo 2013 pubblicato nella GU n.83 del 9-4-2013):

  1. per l'aggiornamento di posizione già inviata e presente in archivio
  2. per l'inserimento di una nuova posizione nell'indice
  3. per la cancellazione dell'indice di una posizione non più iscritta all'Ordine o Collegio

Data Iscrizione (per i nuovi professionisti iscritti all'Ordine)
[campo non obbligatorio]

Data Cancellazione (per i professionisti non più iscritti)
[campo non obbligatorio]

Data Estrazione
Data di estrazione dall'archivio dell'Ordine o Collegio

  • I valori di ogni campo devono essere racchiusi tra doppi apici ('')
  • Le date devono essere fornite nel formato GG-MM-AAAA
  • Per ritenersi valido ciascun record deve contenere i seguenti campi obbligatori: Indirizzo
    PEC, Nome, Cognome, Numero Iscrizione, Codice Fiscale, Stato, Data Estrazione

Esempi:
Indirizzo PEC;Nome;Cognome;Numero Iscrizione;Codice Fiscale;Stato;Data Iscrizione;Data Cancellazione;Data Estrazione
"mario.bianchi@pec.prova.it";"Mario";"Bianchi";"124562";"BNCMRA01A01F839L";"1";;;"16-04-2013"
"antonio.verdi@pec.prova.it";"Antonio";"Verdi";"345786";"ANTVRD05B01F745L";"1";"15-04-2013"
"silvia.fabbri@pec.prova.it";"Silvia";"Fabbri";"256566";"SLVFBB04V53F785L";1;;;"16-04-2013"

Come nominare il file

  • Il nome del file deve seguire il seguente standard-naming:

aggiornamenti_pec_CodiceIPA_AAAAMMDD.csv

dove CodiceIPA è appunto il Codice IPA dell'Ordine o Collegio e AAAAMMDD è anno mese e
giorno di estrazione/aggiornamento dei dati.

  • Per la corretta formattazione del file .csv occorre far riferimento allo standard FC 4180 - Common Format and MIME Type for Comma-Separated Values (CSV) Files http://tools.ietf.org/html/rfc4180
  • Il file .csv deve essere codificato in formato UTF-8

2. Invio a INI-PEC

Attraverso le funzioni on line: file upload

E' possibile autenticarsi con CNS e accedere ai servizi on line dedicati e utilizzare la funzione"Aggiornamento multiplo" o massivo attraverso l'upload del file CSV.

Attraverso i servizi on line dedicati ai referenti degli Ordini e Collegi sono disponibili anche funzioni di aggiornamento puntuale e massivo che non necessitano di fare l'upload del file CSV. 

Invio via PEC: indirizzo a cui mandare la PEC
Per la fase di primo caricamento, ciascun Ordine o Collegio è tenuto ad inviare il file.csv con i dati relativi ai propri professionisti iscritti, tramite la PEC dell'ordine indicata su www.indicepa.gov.it, all' indirizzo PEC:

aggiornamento@cert.inipec.gov.it

Oggetto della mail
Nell'oggetto dell'invio deve essere specificato se si tratta di:

  • primo invio, digitando in tal caso INI-PEC PRIMO INVIO - Nome dell'ordine
  • aggiornamenti, digitando in tal caso INI-PEC AGGIORNAMENTI - Nome dell'ordine

Altre informazioni necessarie
Ai fini delle abilitazioni al portale INI-PEC, nel messaggio della PEC dovrà essere indicato anche il NOME, COGNOME e CODICE FISCALE del responsabile/referente dell'Ordine o Collegio.

3. Esito operazione

 

Al termine dell'invio dei dati a INI-PEC, all'indirizzo PEC istituzionale dell'Ordine o Collegio, verrà consegnato l'esito dell'operazione.

 

In allegato a tale consegna verrà inviato un file contenente le eventuali posizioni scartate e il relativo errore.

 

Anche in questo caso è possibile consultare on line l'esito dei caricamenti.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Il rapporto con tra Ordini e Collegi professionali e INI-PEC è di tipo telematico. Attraverso servizi dedicati on line è possibile comunicare gli indirizzi PEC dei propri iscritti, fare gli aggiornamenti e consultare lo storico degli aggiornamenti.

La fase di primo caricamento avvenuta attraverso l'invio della PEC con gli indirizzi da inserire è stata sostituita con i servizi dedicati on line.

Gestire il rapporto con INI-PEC è facile seguendo questi tre passi. Clicca nell'ordine i tre numeri per leggere le istruzioni di invio dei dati.

L'help center, 06 64892292, è in grado di supportare i referenti degli ordini in tutto il processo di autenticazione e aggiornamento